اطلاعیهٔ شارژ ساختمان چهار چیز را باید بگوید: شارژ کدام ماه است، سهم هر واحد چقدر است، مهلت پرداخت تا کی است و چطور باید پرداخت شود (مثلاً کارت‌به‌کارت به کارت ساختمان). اگر یکی از این چهار مورد جا بیفتد، همسایه ناچار است بپرسد و پرداخت عقب می‌افتد. پایین‌تر چهار متن آماده گذاشته‌ایم که می‌توانید با عدد و تاریخ ساختمان خودتان بفرستید.
آیین‌نامه دربارهٔ اعلام شارژ چه می‌گوید؟
مادهٔ ۲۱ آیین‌نامهٔ اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها مدیر را موظف کرده «میزان هزینه‌های مستمر و مخارج متعلق به هر شریک و نحوه پرداخت آن را» به او اعلام کند. آیین‌نامه گفته این اعلام با نامهٔ سفارشی باشد؛ این متن سال ۱۳۴۷ نوشته شده و از پیامک و گروه ساختمان حرفی نزده است. اینکه پیامک جای نامهٔ سفارشی را می‌گیرد یا نه، در متن نیامده است. آنچه از این ماده می‌شود فهمید این است که هر واحد باید سهم خودش و راه پرداخت را بداند.
نمونهٔ ۱: اعلام شارژ ماه
«همسایهٔ گرامی، شارژ آذر واحد شما ۲٬۳۸۷٬۵۰۰ تومان است. مهلت پرداخت تا ۱۰ آذر است. لطفاً مبلغ را به شمارهٔ کارت ساختمان (شمارهٔ کارت) کارت‌به‌کارت کنید و رسیدش را بفرستید. با سپاس، مدیریت ساختمان»
برای هر واحد مبلغ خودش را بنویسید، نه جمع ساختمان را. اگر شارژ این ماه با ماه قبل فرق دارد، یک جمله هم دربارهٔ دلیلش اضافه کنید.
نمونهٔ ۲: یادآوری اول
«همسایهٔ گرامی، پرداخت شارژ آذر واحد شما (۲٬۳۸۷٬۵۰۰ تومان) هنوز ثبت نشده است. اگر پرداخت کرده‌اید، لطفاً رسید را بفرستید؛ اگر نه، مبلغ را به شمارهٔ کارت ساختمان (شمارهٔ کارت) کارت‌به‌کارت کنید. با سپاس، مدیریت ساختمان»
یادآوری اول فقط خبر می‌دهد. ممکن است پول پرداخت شده و رسیدش نرسیده باشد؛ برای همین جملهٔ «اگر پرداخت کرده‌اید» را برندارید.
نمونهٔ ۳: یادآوری دوم
«همسایهٔ گرامی، شارژ آذر واحد شما (۲٬۳۸۷٬۵۰۰ تومان) هنوز پرداخت نشده است. هزینه‌های مشترک ساختمان از همین شارژها پرداخت می‌شود. لطفاً تا پایان هفته کارت‌به‌کارت کنید و رسید را بفرستید، یا اگر مشکلی هست با مدیر ساختمان تماس بگیرید. با سپاس، مدیریت ساختمان»
این متن جدی‌تر است، ولی تهدیدی در آن نیست و راه گفت‌وگو را هم باز می‌گذارد؛ کسی که این ماه دستش تنگ است، با یک تماس تکلیفش را روشن می‌کند.
نمونهٔ ۴: اعلام افزایش شارژ
«همسایه‌های گرامی، طبق تصمیم مجمع عمومی ساختمان در تاریخ (تاریخ جلسه)، شارژ ماهانه از اول دی افزایش می‌یابد. دلیل این افزایش (مثلاً بالا رفتن هزینهٔ سرویس آسانسور و دستمزد سرایدار) است. مبلغ جدید هر واحد جداگانه اعلام می‌شود. صورت‌جلسه نزد مدیر ساختمان است. با سپاس، مدیریت ساختمان»
در اعلام افزایش، سه چیز را جا نیندازید: چه کسی تصمیم گرفته، از چه تاریخی، و به چه دلیل. در چند پرسشی که از ساکنان در انجمن‌ها و سایت‌های مشاوره خواندیم، «شارژ چرا بالا رفت؟» هم آمده بود.
هر کدام را کی بفرستیم؟
دربارهٔ بهترین زمان فرستادن، آمار مطمئنی پیدا نکردیم؛ پس آنچه می‌آید پیشنهاد ماست، نه نتیجهٔ یک بررسی. اعلام شارژ را همان روزی بفرستید که مبلغ‌ها قطعی شده است. یادآوری اول را چند روز بعد از پایان مهلت بفرستید و میان یادآوری‌ها هم چند روز فاصله بگذارید تا همسایه فرصت جواب دادن داشته باشد. به نظر ما بیش از دو سه یادآوری پشت سر هم، بیشتر دلخوری می‌آورد تا پرداخت.
اینکه شارژ اول ماه گرفته شود یا آخر ماه را هم خودِ ساختمان تعیین می‌کند. هر کدام هست، در اطلاعیه بنویسید شارژ کدام ماه است تا کسی دو ماه را با هم اشتباه نگیرد.
چه چیزهایی را ننویسیم؟
تهدید. در یکی از پرسش‌هایی که خواندیم، ساکنی از داد زدن دمِ در و تهدید به خبر دادن به صاحب‌خانه گله کرده بود.
جریمهٔ دیرکرد، مگر اینکه ساختمان واقعاً چنین قراری گذاشته باشد. قانون تملک آپارتمان‌ها و آیین‌نامه‌اش دربارهٔ جریمهٔ دیرکردی که خودِ ساختمان تعیین کند چیزی نگفته‌اند؛ قانون فقط از جریمه‌ای حرف زده که با حکم دادگاه می‌آید. دربارهٔ اعتبار قراری که خودِ ساختمان بگذارد، این مقاله نظری نمی‌دهد.
نام واحدها در گروه یا تابلو. در یکی از پرسش‌ها نوشته بودند که زدنِ فهرست واحدهایی که نپرداخته‌اند به تابلو رایج است؛ ما در قانون و آیین‌نامه دربارهٔ آن چیزی پیدا نکردیم. پیشنهاد ما این است که یادآوری را خصوصی و فقط برای همان واحد بفرستید.
اگر باز هم پرداخت نشد
راه رسمی در مادهٔ ۱۰ مکرر قانون آمده است: مدیر با اظهارنامه، و با ذکر مبلغ بدهی و صورت ریز آن، بدهی را مطالبه می‌کند. اگر تا ده روز پس از ابلاغ پرداخت نشود، مدیر می‌تواند به تشخیص خود و با توجه به امکانات، از دادن خدمات مشترک به آن واحد خودداری کند؛ و اگر باز هم تسویه نشود، ادارهٔ ثبت محل به درخواست مدیر اجراییه صادر می‌کند. مالک هم ظرف ده روز از ابلاغ اظهارنامه می‌تواند در دادگاه اعتراض کند. این مرحله‌ها دیگر پیام دوستانه نیست؛ برای هر کدام متن خودِ ماده را بخوانید. قدم‌به‌قدمِ این راه را در مقالهٔ «عدم پرداخت شارژ ساختمان: از یادآوری تا اظهارنامه» نوشته‌ایم.
این کار در هم‌پله
در نرم‌افزار مدیریت ساختمان هم‌پله، ساکن به کارت ساختمان کارت‌به‌کارت می‌کند، رسید را در هم‌پله می‌فرستد و مدیر تأیید می‌کند. یادآوری بدهی شارژ خودکار و با پیامک فرستاده می‌شود، تا سه مرحله؛ فاصلهٔ یادآوری‌ها و تعداد مرحله‌ها را مدیر تعیین می‌کند. اطلاعیه را هم می‌شود با پیامک فرستاد و مدیر می‌بیند چند نفر آن را خوانده‌اند.
برای دیدن این کار در عمل، آموزش‌های گام‌به‌گام هم‌پله را ببینید، یا قیمت و دورهٔ رایگان را بخوانید. سؤالی دارید؟ با تیم هم‌پله تماس بگیرید.